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一、科學整理
幼兒園的業務資料涉及到各個領域，如何按照一定的規律科學整理，從而幫助園長全面了解幼兒園的工作現狀與水平，從中發現幼兒園和老師在教育教學活動中普遍存在的問題？在整理的時候，筆者把這些業務資料進行一定的分類：①園務管理。在園務管理資料中，主要涉及一些上級下發的文件、本園的各類計劃總結、幼兒園的考核考評資料、人員配備資料、幼兒園制度建設資料等；②后勤管理。后勤管理資料包括安全方面的資料、保健工作資料、保育員工作資料以及食堂工作人員資料；③家長工作。包括家長學校工作、家委會工作以及日常家園互動資料；④教育研究。在教育研究資料的收集整理中，主要包括園本教研資料、幼兒園特色研究資料、園本課程資料以及幼兒園教研課題研究資料；⑤教師發展資料。在教師發展資料中，主要包括骨干教師培養、新教師培養等資料；⑥幼兒園科研資料，幼兒園科研資料包括幼兒園課題研究的各類資料等。所有這些資料在整理的過程中，筆者都按照一項活動一個排號的原則進行整理。這樣既可以杜絕卷內文件材料插花圖的現象發生，同時，詳細的分類更方便園長對于各個部門的具體工作內容的了解，從而找出提高幼兒園發展的各類有效因素，制定切實可行的計劃。
二、系統管理
幼兒園的業務檔案資料保存的目的就是為了更好的利用、充分發揮檔案資料的作用，因此，在管理的過程中，筆者力爭做到由分散到集中，由零散到系統的系統化管理。具體體現在：①由分散到集中———突出內容的整體化。反映幼兒園職能的活動資料一定要完整，注意保持內容上的銜接：如幼兒園課題研究資料，一般來說一個課題研究少至研究1年（個人微型課題居多），多至研究3~5年，跨年度的情況經常發生，因此在資料管理的過程中，就要把課題資料前期的調查研究資料、申報資料、課題研究的過程性資料、課題研究的結題資料全部整理齊全，系統管理，從而反映本課題研究的整體過程。②由零碎到系統———突出時間的延續性。一般來說，幼兒園的業務資料整理為一個學年一次，因此，在管理的過程中，筆者將每次承辦完的活動資料先暫時存放起來，然后在每個月的結尾，將已經完成的活動資料進行初步整理，還沒有承辦完的資料暫時不整理，等到本次活動結束，再將這些資料放在結束月的當月活動資料之中，從而避免了資料的混亂。
在這里，還要說到關于電子檔案管理。隨著現代科技的發展，計算機輔助文件整理歸檔更加提高了檔案整理的質量和效率。因此，在業務檔案資料管理過程中，筆者使用了文本和電子資料相結合的方法，使得文本資料和電子資料融為一體。四、有效利用幼兒園業務檔案資料是幼兒園管理工作的重要組成部分，如何讓業務檔案發揮其作用呢？
1.建立有效的資料索引。結合電子檔案管理，建立了有效的電子資料索引，如把所有資料的目錄按照整理好的類別和具體編號全部輸入電腦，并注明該檔案的保存形式為文本還是電子，文本檔案的根據該檔案編號及時尋找到相應的檔案，而電子檔案則可以直接通過目錄的鏈接即刻查詢，這樣如需要查閱哪方面的檔案，只要通過目錄就可以一目了然，順利找到。
2.提供良好的檔案查閱環境。為了方便大家查閱檔案，在檔案室里擺放了桌椅、存放電子資料的計算機，同時安裝了理想的光照設備等設施設備，便于大家在比較舒適、安靜的環境中查閱資料。
3.建立規范的借閱制度。為了防止借閱過程中資料的遺失，制定了比較規范的借閱制度。主要包括：借閱資料的登記，包括借閱的時間、借閱資料的具體內容、借閱者姓名等；歸還手續，包括歸還日期、借閱者簽名、管理員簽名；借閱者的利用守則：包括借閱者在借閱過程中，必須愛護資料、不污損、涂改資料等。“星空需要仰望，實地更需腳踏”。不管是對于業務檔案的管理工作，還是行政檔案的管理工作，腳踏實地才是我們做好工作最重要的有效途徑。
作者：姚云芳 單位：江蘇省昆山市東部新城幼兒園
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