【摘要】幼兒園檔案管理具有特殊的管理價值和保存作用，但目前幼兒園甚至基層學校的檔案工作存在五個方面的問題較為突出，而且學校檔案的實用性、幼兒園檔案的特殊性與檔案主管部門和檔案館的要求相差甚遠，形成了學校教育教學特別是幼兒教育業績評估與檔案管理工作兩張皮。
【關鍵詞】創建；資料；檔案管理；評估；作用
【Abstract】Kindergarten the management of the archives management has special value and the function of save， but the current kindergarten or primary school archives work of the five aspects of problems more outstanding， and the particularity of the practicability， kindergarten school file file with the competent department of archives and archives far， especially in early childhood education school education teaching performance assessment and file management of two pieces of leather
【Key words】Create； Data； File management； Assessment； role
學校檔案是學校管理的重要組成部分和重要資源。幼兒園的檔案管理更具有特殊的管理價值和保存作用，它不僅是一所學校貫徹黨的教育方針、培養全面發展的社會主義建設人才和加強行政管理、完成教育教學活動的歷史反映，更是進行幼兒保教、強化幼兒行為習慣的真實記錄和探索幼教規律、開展幼教科研、開發早期幼兒智力可靠依據。
一、當前基層學校檔案工作普遍存在的問題
由于長期以來受到升學壓力和教育教學質量考核評比等因素的影響，基層學校特別是各中小學和幼兒園的檔案管理工作處于邊緣化地位，硬件、軟件設施都顯得投入不足。從我市 2313 所中小學（公辦幼兒園392）看，檔案工作達標的不足30%。
一是檔案意識淡薄。上至教育主管層面，下至一線教師、檔案管理員，都存在重教學、輕檔案的思想意識，認識不到檔案工作在學校建設發展中的重要性和必要性。二是檔案資料不全。除受學校硬件設施的制約外，很多學校都還是傳統做法，各科室、各位教師都各自為陣，將自己認為有用的資料自行收集整理，不主動移交，形成個案材料殘缺不全。三是檔案利用率不高。由于一線教師針對本地本學校在宏觀教育和微觀教學方面的研究沒有形成風氣，教育科研舍近求遠，甚至奉行拿來主義，一方面造成檔案信息資源開發不足，另一方面導致本校檔案信息被淡化。四是檔案管理措施滯后。特別是檔案管理制度不健全、缺少監督制約機制，造成檔案錯歸錯放、隨意歸檔、缺失流失的現象較為普遍。五是規范與實用不統一。目前，學校檔案材料的收集整理、歸類保管很大程度上取決于教育教學有關部門的督導評估，與檔案管理部門的要求有一定差距，造成規范歸檔并不一定是有效查閱和方便使用的最終選擇。
二、學校檔案實際需要與檔案館規范要求不相適應
按照檔案主管部門目前的要求，對學校檔案的界定是指學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。一是在分類上，只分為黨群類、行政類、學生類、教學類、財會類等11大類；二是在目錄設置上，只明確設置了管理類、學籍類、教學類、校舍類等10個一級目錄，并可根據實際情況進行增加刪減；三是全宗號和代碼按照國際檔案管理范例進行要求，采用兩個漢語拼音和數字編碼，如管理GL、教學JX-1。
這些一般性、一刀切要求，對規范學校檔案建設無疑有著權威的指導性作用，但從目前學校教育的普遍情況看，尚沒有一個學校的檔案能夠移交到檔案館，除了學校檔案普遍不能適應檔案館的要求外，事實上更多的是檔案主管部門的要求與學校檔案的實際需要脫節，譬如，學校班級的某些個案教育教學、學生飲食行為、孩子生活起居記錄、后勤食堂、生活食譜編排等，都可能被視為不起眼的材料，不能進入所謂規范檔案，所以，在整理、使用上，學校就只能以方便為目標。
三、幼兒園檔案應增加的分類項之我見
根據本人多年從事小學、幼兒園工作經驗看，學校檔案內容在檔案主管部門和檔案館規定11個大類的框架下，收集整理幼兒園檔案可根據幼兒園的實際情況設置為保教檔案、保健檔案、聲像檔案、教科研檔案、會計檔案、教師業務檔案、設備檔案、班級檔案、教師個人檔案、后勤保障檔案、食堂膳食檔案、孩子生活習慣檔案等12個子類。
在具體立卷上，可以根據教師日常工作查找方便、教育主管部門的督導要求和教育教學的一般規律，按其職責任務、個案特點形成分類卷宗。一是上級行政部門和教育主管部門頒發有關幼教的方針，政策、指示、決定等方面的文件材料；二是學校行政管理中形成的計劃、總結、考核，園務委員會產生的會議文件、會議記錄、照片等文件材料；三是教職工代表大會形成的文件、主講人、所講的內容、會議記錄、照片等；四是保教組形成的教學工作、師資管理、保育管理、科研課題、教育隨筆、植物園觀察記錄、幼兒戶外活動時間的分配等文案材料；五是家長委員會文件形成的家長工作、會議記錄、問卷調查、家訪、隨訪、家長開放活動、親子活動等文案材料；六是保健組形成的環境衛生、幼兒健康、膳食營養、晨檢、對肥胖幼兒的合理管理、安全工作的管理等文件材料；七是后勤組形成的設備、儀器、固定資產管理、材料報廢登記、采購物品的管理等材料；八是財務室形成的會計檔案、每年教育費保育費的收費登記、幼兒生活費的收支情況等記錄材料。 四、檔案管理在各種評估督查中應注意的問題
2012年11月21至23日，我園順利通過了貴州省一類示范性幼兒園的初評，除了硬件方面的投入，軟件方面的完善尤其是檔案方面的健全也是不可忽視的。按照《貴州省幼兒園分類評估方案》，在具體評估中有下列值得注意的地方。
（一）資料說明要列入裝卷內容。要掌握方案提出的各項指標，對每一項指標資料盡量說明清楚。如：在辦園條件―經費―1級指標中，就要對近兩年經費收支情況、財務年度審計報表、年審報告與資料等檔案進行說明。財務檔案可以按年度進行劃分，但對于一些總結性、表格式的檔案，最好能附有原始記錄與分析進行說明，如衛生保健表格中的數據是如何計算出來，并根據什么原始材料計算出來的，都附在表格后。
（二）整理歸檔目錄要考慮到讓人一目了然，便于查找。每一個負責資料的人包括業務園長、保健醫生、財務會計、檔案管理人員要對自己所分管的檔案要非常熟悉與了解，以便隨時解答專家組提出的問題。除了所準備的文案檔案之外，還要提供音像資料、整理成冊的照片等檔案資料，要盡可能地讓評估組成員們在有限的時間里了解更多的教育、管理與發展情況。
（三）要符合《貴州省幼兒園分類評估方案》的分類要求。譬如隊伍建設資料中不能把所有教師的教師資格證、畢業證、普通話合格證、計算機合格證、獲獎證書等裝成一卷，因為每一位教師所取得的成績不一，要建立教師個人檔案，這既符合檔案管理的要求，也便于查找。
五、示范性評估對優化幼兒園檔案工作的啟示
一是注重平時收集。除了要掌握檔案管理的一般性要求外，還要對《幼兒園工作規程》、《綱要》、以及《幼兒園評估方案》中的各項指標進行深入的理解與分析。通過對檔案資料的平時一點一滴積累，讓老師們有檔案收集的意識，將檔案收集任務落實到各班甚至落實到每一個人，切忌臨時補充檔案。
二是注重拓寬視野。每一項檔案資料除了準備的文字資料以外，還要有相應的照片附在資料的后面進行說明，因為影像資料往往比文字資料更有說服力。如關于我園的快樂體育活動研討，除了有研討的內容外（體育組自編的書），還要提供開展每一項活動時的相片進行說明，這樣更具有說服力。
三是注重統一規范。在立卷中要嚴格按照國家檔案館規定的統一規格，在未移交檔案館之前，不要固定，只裝訂成冊。為了便于一年一度的各種評估督查，可盡量使用活頁拉桿夾，以便最后按照檔案規范管理形成規范檔案。
四是注重立卷實用。盡管當前學校檔案特別是幼兒園檔案完全沒有被檔案主管部門重視，但隨著時代的發展，家庭對孩子的歷史檔案提前的需求越來越強烈，如孩子生活檔案、衛生保健檔案等等，都是便于家長查閱一個孩子成長過程的原始記錄，就要求我們在立卷上既要規范，同時也要實用。
五是注重科學創新。檔案管理工作是一件長期而細致的工作，檔案工作雖然有一個相對固定的要求，但隨著教育改革的深化，對檔案管理工作也提供了創新的空間。除了要吸收好的檔案管理方法外，還要樹立人人參與檔案收集與管理的意識，設立檔案資源庫，逐步實行電子化管理方式，推動學校檔案科學化管理。
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