【摘要】現(xiàn)代信息化進程要求農(nóng)村幼兒園管理不能只滿足于獨立、零散的手工辦公方式,需要的是協(xié)同工作、綜合、集成化的解決方案。針對幼兒園內(nèi)部的管理流程和結(jié)構(gòu),網(wǎng)絡(luò)化的辦公自動化系統(tǒng)充分擔當起了機構(gòu)中各個管理層的各項工作,不僅成為單位員工工作中的優(yōu)秀助手,同時更是幫助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做出英明決策的左右手,使最復(fù)雜、繁瑣的辦公室事務(wù)變得自動化、流程化、數(shù)字化,大大提高了幼兒園各部門的工作效率。本文結(jié)合墨江縣幼兒園的具體情況,提出了適合本幼兒園現(xiàn)代化辦公要求的辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計方案。
【關(guān)鍵詞】幼兒園管理辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計方案
【中圖分類號】TP399【文獻標識碼】A【文章編號】1006-9682(2010)08-0042-02
一、農(nóng)村幼兒園管理和應(yīng)用上遇到的困難
近年來,農(nóng)村幼兒教育發(fā)展迅速,幼兒園各項工作開始步入規(guī)范化、科學化和信息化管理。但調(diào)查結(jié)果表明,目前多數(shù)農(nóng)村幼兒園發(fā)展面臨一些急需解決的問題。一是辦園條件較差,基本是家庭作坊式,條件簡陋;二是師資水平參差不齊;三是幼兒園管理不規(guī)范,工作無計劃,管理無章法,工作隨意性較大。這使我們更加清醒地認識到了加強農(nóng)村幼兒園管理的重要性和必要性,必須在管理上下功夫,在措施上加力度,提高辦園水平。教育信息化對幼兒園管理提出了新的要求,幼兒園搭建信息管理平臺具有現(xiàn)實意義。信息管理平臺應(yīng)遵循園本性、高效性、漸進性的原則,為構(gòu)建適應(yīng)現(xiàn)代教育需要的新型幼兒園管理系統(tǒng)、實現(xiàn)幼兒園高效管理提供有力支持。如何借助富有園本特色的信息管理軟件來支持幼兒園發(fā)展,是幼兒園相關(guān)負責人應(yīng)認真思考的問題。根據(jù)幼教行業(yè)信息化的要求,結(jié)合墨江縣幼兒園的具體情況,提出適合幼兒園現(xiàn)代化辦公要求的辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計方案,以推動幼兒園管理信息化進程。
二、業(yè)務(wù)需求
農(nóng)村幼兒園在實現(xiàn)辦公自動化管理方面不能滿足于獨立、零散的辦公方式,需要的是協(xié)同工作、綜合、集成化的解決方案。而網(wǎng)絡(luò)是解決由于物理距離造成的信息交流不暢、協(xié)商溝通不便的辦公瓶頸問題的最佳方式。充分了解內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)/互聯(lián)網(wǎng)(Internet)的優(yōu)勢,建立分布式、網(wǎng)絡(luò)化的辦公自動化應(yīng)用將會帶來巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。
為了更好地利用墨江縣幼兒園現(xiàn)有的校園網(wǎng)資源,首先從行政管理開始嘗試無紙化辦公。幼兒園日趨完善的校園服務(wù)網(wǎng)絡(luò),為無紙化辦公提供了資源平臺�？紤]到目前幼兒園計算機的實際使用特點,整個軟件系統(tǒng)架構(gòu)在幼兒園內(nèi)的計算機網(wǎng)絡(luò)上,數(shù)據(jù)可以達到最大的共享。園長也可以通過網(wǎng)絡(luò),隨時掌握園內(nèi)的各種信息變化,實施電子文檔管理,實行辦公自動化。通過為幼兒園構(gòu)建高效實用的辦公自動化系統(tǒng),可實現(xiàn)內(nèi)外信息高效溝通聯(lián)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同無紙化辦公;幫助幼兒園最終實現(xiàn)規(guī)范管理、信息資源高效傳遞,并從彼此獨立被動的管理模式轉(zhuǎn)向一體化、信息共享的統(tǒng)一管理模式。
三、系統(tǒng)總體設(shè)計方案
1.省略 framework框架、微軟最新C#語言、SQL Server 2000企業(yè)版數(shù)據(jù)庫。
2.結(jié)構(gòu)體系
結(jié)構(gòu)體系設(shè)計指的是以硬件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為主,配以軟件系統(tǒng)及其它配套設(shè)備的設(shè)計。硬件系統(tǒng)包括基本配置和網(wǎng)絡(luò)通信結(jié)構(gòu)等。從計算機技術(shù)領(lǐng)域的發(fā)展來看,辦公自動化管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)大體可以分為:主機終端模式、文件服務(wù)器模式、客戶機/服務(wù)器模式(Client/Server,簡稱C/S模式)和Web瀏覽器/服務(wù)器模式(Browser/Server,簡稱B/S模式)。
主機終端模式已被逐步淘汰,而文件服務(wù)器模式只適用小規(guī)模的局域網(wǎng),對于較大規(guī)模用戶,采用C/S結(jié)構(gòu)不但增加了系統(tǒng)的復(fù)雜度,而且?guī)碓S多安裝維護等問題,采用B/S結(jié)構(gòu)信息檢索和瀏覽全部通過瀏覽器進行操作,不但減輕了管理人員的維護工作量,而且操作界面統(tǒng)一直觀、簡單方便,便于用戶操作使用。
3.系統(tǒng)設(shè)計方案特點
(1)系統(tǒng)具有最大限度的靈活性,用戶可以自定義管理模塊,系統(tǒng)繼承配套的管理功能;分門別類的文檔歸屬不同的自定義管理模塊,大大強調(diào)了系統(tǒng)的分類性和同步性;系統(tǒng)集成了客戶關(guān)系(CRM)和考勤系統(tǒng),使用戶一舉多得;手機短信和站內(nèi)消息的全面嵌入,全面提升了工作效率;整個系統(tǒng)宣揚無紙辦公、移動辦公、提高效率、降低成本、規(guī)范科學的管理體制。
(2)系統(tǒng)具有較高的安全性,符合國際通用的安全標準,包括互聯(lián)網(wǎng)(Internet)安全標準。它還提供了基于個人和群組角色的對數(shù)據(jù)及應(yīng)用的訪問權(quán)限,通過授權(quán)/認證、數(shù)據(jù)及通訊加密、執(zhí)行及存取控制以及口令保護等方式,使數(shù)據(jù)始終處于安全控制之中。
(3)系統(tǒng)集成了內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)/互聯(lián)網(wǎng)(Internet)功能,全面支持標準的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議,使用戶能在友好美觀的Web頁面下工作。本系統(tǒng)內(nèi)置移動辦公支持,可通過撥號連接或互聯(lián)網(wǎng)(Internet)連接,以用戶定制方式快速訪問企業(yè)數(shù)據(jù)庫,獲取相應(yīng)的信息。
(4)系統(tǒng)可根據(jù)單位內(nèi)部各類工作事務(wù)安排,結(jié)合組織機構(gòu)和日常工作方式,定義適合本單位的工作流程規(guī)范,并將信息自動發(fā)送到各個部門,以滿足不同企業(yè)的實際需求。
(5)本系統(tǒng)拓展了傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用范圍:不僅可以對文檔型數(shù)據(jù)進行處理,還可通過內(nèi)置數(shù)據(jù)接口,以多種方式調(diào)用各種結(jié)構(gòu)化關(guān)系型數(shù)據(jù),經(jīng)過系統(tǒng)的處理,以圖表、多媒體方式表現(xiàn),大大加強了信息分析和輔助決策的能力。
(6)具有集成度更高的平臺特點,集中體現(xiàn)了信息、文檔在辦公活動中交流的開放性與及時性的重要,提供給管理員強大的管理工具,使系統(tǒng)更易于管理和維護,系統(tǒng)本身精干的體系結(jié)構(gòu)和設(shè)計思想,為用戶量身定制新模塊變得非�？旖�,支持對后續(xù)版本的平滑升級。
4.系統(tǒng)功能介紹
本系統(tǒng)包括職能部門、分類論壇、用戶管理、工作任務(wù)、郵件系統(tǒng)、我的文檔、公文流轉(zhuǎn)、客戶關(guān)系、名片系統(tǒng)、職位管理、考勤系統(tǒng)、手機短信、全文檢索、在線消息等模塊。主要目標是有效地提高辦公效率、降低辦公成本、規(guī)范管理體制等。系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)見表1。
四、實施幼兒園辦公自動化管理的優(yōu)勢
辦公自動化系統(tǒng)的建立將使幼兒園整體管理在提高效率、信息綜合以及為決策提供更好的支持、各種情況得到快速反映;樹立更好的幼兒園形象,滿意度大大提高;對工作的實時監(jiān)控、及時的分析統(tǒng)計、幼兒園規(guī)模的擴大、管理制度的完善、各種教學資源的積累、保教質(zhì)量得到上升;員工敬業(yè)意識和水平提高、更好的上下級溝通、管理成本減少、協(xié)調(diào)性增加、教師工作效率和積極性的提升、決策能力的提高。
五、結(jié)束語
首先,通過使用本系統(tǒng),最大限度的滿足本幼兒園的實際應(yīng)用需求,在領(lǐng)導(dǎo)、干部、職工及客戶之間實現(xiàn)集通信、協(xié)同操作和協(xié)調(diào)運行為一體的辦公自動化環(huán)境,充分發(fā)揮現(xiàn)代信息系統(tǒng)的優(yōu)勢,使信息的采集、交流通暢無阻,并為用戶提供連通全球的通訊基礎(chǔ)設(shè)施、同時還支持在內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)/互聯(lián)網(wǎng)(Internet)體系結(jié)構(gòu)上緊密結(jié)合的應(yīng)用。單位內(nèi)部和單位之間的個人對個人、個人對群組、群組對個人和群組對群組的通信,都能在數(shù)秒鐘內(nèi)將信息安全可靠的傳輸?shù)绞澜缛魏蔚胤?為用戶信息的共享和發(fā)布提供最便捷的途徑。
其次,協(xié)同操作、信息共享技術(shù)能為個人或企事業(yè)單位提供公共的共享工作區(qū),大家能針對各自關(guān)心的問題或工作事宜展開討論,能增進個人與單位、單位與單位之間的工作聯(lián)系,加快工作進度。工作流程的組織和自動流轉(zhuǎn)能有效提高工作效率。信息通過電子手段將工作從一個人或一個工作步驟自動化的傳遞到下一個人或工作步驟,有效地規(guī)范辦事程序,協(xié)調(diào)個人、單位與客戶之間的關(guān)系,單位能根據(jù)及時準確的信息、避免重復(fù)勞動。
最后,整個系統(tǒng)宣揚無紙辦公、移動辦公、提高效率、降低成本、規(guī)范科學的管理體制。系統(tǒng)中實用且人性化的功能設(shè)置,既方便了資料信息的管理和查詢,又能有效的節(jié)約辦公成本。針對一個具有100名職工的實體單位,本系統(tǒng)至少降低60%辦公成本,提高工作效率10倍以上。
表1
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